Sektorkolejowy » Prezes UTK będzie prowadził audyt w ECM oraz podmiotach certyfikowanych w funkcji utrzymania

Prezes UTK będzie prowadził audyt w ECM oraz podmiotach certyfikowanych w funkcji utrzymania

pzez Damian

Od 2023 r. zmienił się tryb nadzoru Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego nad funkcjonowaniem podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie (ECM) oraz podmiotów certyfikowanych w funkcji utrzymania. Wymagane przez przepisy europejskie coroczne kontrole inspektorów UTK przyjmą formę audytów. Ujednolici to podejście do certyfikowania i późniejszego nadzoru nad ECM oraz podmiotów certyfikowanych w funkcji utrzymania.

Przepisy europejskie (art. 8 rozporządzenia 2019/779) wymagają okresowej weryfikacji spełnienia wymogów przez podmioty odpowiedzialne za utrzymanie. W tym celu organ certyfikujący, którym w Polsce jest Prezes UTK, zobligowany jest do przeprowadzania wizyty na miejscu w podmiocie co najmniej raz na 12 miesięcy. W dotychczasowej praktyce nadzór Prezesa UTK nad ECM oraz podmiotami certyfikowanymi w funkcji utrzymania realizowany był w trybie kontroli określonej w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2017 r. w sprawie trybu wykonywania kontroli przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego.

Od 1 stycznia 2023 r. Prezes UTK czynności nadzorcze polegające na wizytach na miejscu w tych podmiotach zrealizuje w formie audytu. Ujednolici to podejście do nadzoru ze sposobem wydawania certyfikatów. Podejście audytowe będzie również uproszczeniem w zakresie nadzoru.

Jak będzie wyglądał audyt?

Czynności audytowe przeprowadzane są przez wyznaczany zespół oceniający, składający się z reguły z dwóch lub trzech audytorów pod przewodnictwem audytora wiodącego. Wyznaczeni audytorzy są niezależni i bezstronni, a wszystkie pozyskane w trakcie audytu informacje i dowody traktowane są w sposób poufny.

Termin i miejsce audytu są ustalane z podmiotem w sposób dogodny dla zainteresowanych i przekazywane do podmiotu wraz z planem audytu. Audyt obejmuje inspekcję w warsztacie utrzymaniowym. Szczegóły postępowania omawiane są na spotkaniu otwierającym w podmiocie.

W okresie poprzedzającym audyt zespół oceniający analizuje dokumentację systemu zarządzania bezpieczeństwem pod kątem spełnienia kryteriów, zawartych w załączniku II do rozporządzenia nr 2019/779, w szczególności w zakresie wprowadzonych od momentu wydania certyfikatu zmian. Na miejscu weryfikowana jest zgodność postępowania Audytowanego z tą dokumentacją oraz zapisy potwierdzające funkcjonowanie systemu. W trakcie audytu zespół oceniający przeprowadzi wywiady i zbierze próbki dokumentów jako dowody z audytu. Stwierdzone podczas audytu rozbieżności z wymaganiami audytorzy odnotują jako niezgodności, które zostaną zapisane w raporcie z audytu.

Co w przypadku niezgodności?

W przypadku wykrycia niezgodności w trakcie audytu, podmiot jest zobowiązany do przeanalizowania jej zakresu, określenia przyczyn jej powstania oraz opracowania planu, w którym określone zostaną działania niezbędne do usunięcia niezgodności wraz z terminami wykonania. Na sporządzenie planu działań dotyczącego usunięcia niezgodności audytowany ma dwa tygodnie. Dowody na usunięcie niezgodności należy przedłożyć w terminie wskazanym w planie działań naprawczych, jednak nie dłuższym niż 3 miesiące od zakończenia audytu. Są one następnie weryfikowane przez audytora wiodącego.

Niezależnie od prowadzonych działań poaudytowych, w odniesieniu do podmiotów, dla których w raporcie z audytu odnotowano niezgodności krytyczne stanowiące ryzyko związane z bezpieczeństwem eksploatacji pojazdów, może zostać wszczęte postępowanie administracyjne:

  • terminowe, polegające na nadzorze nad realizacją planu działań naprawczych podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie lub posiadającego certyfikat w zakresie funkcji utrzymania,
  • ograniczające zakres certyfikacji podmiotu,
  • w zależności od stopnia niezgodności – zawieszające lub cofające uprawnienie.

Postępowanie takie może zostać również wszczęte w przypadku uchylania się podmiotu od złożenia lub złożenia nieadekwatnego do stwierdzonych niezgodności planu działań naprawczych.

Wyniki audytów weryfikacyjnych oraz postępowań związanych z usuwaniem stwierdzonych niezgodności przeprowadzanych w okresie trwania ważności certyfikatu są brane przez Prezesa UTK pod uwagę przy przedłużaniu uprawnienia na kolejny okres.

Jakie obowiązki ma audytowany?

Do obowiązków podmiotów w procesie audytu weryfikacyjnego należy:

  • wspólne z audytorem wiodącym ustalenie terminu i miejsca audytu,
  • przekazanie przed rozpoczęciem audytu żądanej przez audytora wiodącego dokumentacji,
  • w trakcie audytu udzielanie wywiadów i wyjaśnień oraz udostępnianie wymaganej przez audytorów dokumentacji,
  • zapoznanie się z raportem z audytu i stwierdzonymi niezgodnościami,
  • terminowe sporządzenie i realizacja planu działań naprawczych,
  • przedłożenie dowodów na usunięcie wszystkich stwierdzonych niezgodności.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2021 r., poz. 1984 z późn. zm.);
  • Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/779 z dnia 16 maja 2019 r. ustanawiające szczegółowe przepisy dotyczące systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/798 oraz uchylające rozporządzenie Komisji (UE) nr 445/2011 (Dz. Urz. UE L 139 I z 27 maja 2019 r., s. 365, z późn. zm.).

Źródło: UTK
Fot. Jan Bytnar

Może Ci się spodobać

Zostaw komentarz